Questions fréquentes

SpaPlanner est un logiciel de gestion conçu pour les spas d’hôtel. Il réunit dans un seul outil le planning des praticiennes et des cabines, le fichier clients, l’encaissement et la facturation sur la chambre, la boutique et les stocks, les bons cadeaux, les horaires de l’équipe et les statistiques.

Aux spas d’hôtel de toutes tailles, de deux cabines à une dizaine, et aux groupes hôteliers qui gèrent plusieurs spas. Chaque spa dispose de son propre espace, avec ses cabines, ses soins, ses tarifs et son équipe.

Non. SpaPlanner fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone. Les praticiennes peuvent l’ajouter à l’écran d’accueil de leur téléphone comme une application, sans passer par un store.

Oui. L’interface existe en français et en anglais, et chaque membre de l’équipe choisit sa langue. C’est utile dans les spas où travaillent des praticiennes de plusieurs nationalités.

Le planning affiche la journée par praticienne ou par cabine, et la semaine par praticienne. Il tient compte des horaires de chacune, des pauses, de la capacité de chaque cabine et du temps de remise en état entre deux soins. Pour déplacer un rendez-vous, il suffit de le glisser vers un autre horaire ou une autre praticienne : SpaPlanner refuse ce qui n’est pas possible et explique pourquoi.

Un soin duo se réserve en une seule fois : SpaPlanner bloque la cabine duo et les deux praticiennes au même créneau. Chaque cabine a sa vraie capacité, et le planning empêche les réservations au-delà de ce que votre spa peut accueillir.

Oui. Repos, congés, formations, arrêts ou jours d’école des alternantes : une absence posée bloque aussitôt les réservations pour la praticienne concernée. Si des rendez-vous étaient déjà prévus, ils restent visibles et sont signalés « à réaffecter » pour que vous les confiiez à une collègue.

Oui. Vous choisissez les soins proposés en ligne, le délai minimum avant un soin et l’horizon de réservation. Une carte bancaire peut être demandée en garantie, pour appliquer votre politique d’annulation.

Vous définissez votre politique d’annulation : part du soin facturée (de rien à 100 %) et délai avant le rendez-vous en deçà duquel une annulation est facturée. SpaPlanner calcule les frais automatiquement et les ajoute aux montants à encaisser, avec la possibilité de ne pas les facturer au cas par cas.

La provenance est obligatoire sur chaque fiche : client de l’hôtel, extérieur ou autre établissement du groupe. Elle se remplit automatiquement dès qu’un numéro de chambre est saisi, pour des statistiques enfin fiables.

Dans le questionnaire de soin de la fiche client : pression souhaitée, type de peau, allergies, grossesse, problèmes de santé. Les alertes importantes s’affichent à la réservation, à l’arrivée et au moment de l’encaissement, et ne sont visibles que par l’équipe du spa.

Oui, dès lors que votre ancien logiciel permet d’exporter ses données. Nous reprenons les fiches lors de la mise en place ; les doublons sont repérés et les fiches sans provenance sont signalées pour être complétées au fil des visites.

Oui. Une même fiche client est partagée à l’échelle du groupe et rattachée à chaque établissement visité. Chaque spa voit l’historique complet du client, et ses statistiques comptent tous les clients venus chez lui.

SpaPlanner se connecte à votre logiciel de gestion hôtelière (PMS) pour retrouver les clients présents et facturer les soins sur leur chambre. La connexion à Mews est la première proposée ; si vous utilisez un autre logiciel, parlons-en : chaque nouvelle connexion s’ajoute sans changer le reste de l’outil.

Facturation sur la chambre pour les clients de l’hôtel, carte bancaire, espèces, lien de paiement envoyé par e-mail et bons cadeaux. Une remise demande toujours un motif, suivi dans les statistiques, et la caisse de fin de journée récapitule les totaux par mode de paiement.

Oui. Pour les clients qui ne règlent pas sur leur chambre, SpaPlanner produit une facture PDF avec les mentions et la TVA, à télécharger ou à envoyer par e-mail en un clic. Les clients de l’hôtel retrouvent leurs soins sur la note de leur chambre.

Un pourboire s’enregistre avec le paiement ou à part s’il est laissé en espèces, y compris dans une autre devise. Il est attribué à la praticienne, partagé à parts égales sur un soin duo ou réparti autrement si besoin, et chaque praticienne voit le détail espèces, carte et chambre.

Oui. Vendez des bons d’un montant ou d’un soin précis, imprimez-les en PDF ou envoyez-les par e-mail, et retrouvez-les à l’encaissement avec leur code. SpaPlanner suit les soldes et les dates de validité, et signale les bons qui arrivent bientôt à expiration.

Chaque vente déduit le stock automatiquement. Les réceptions, la casse, les retours et les inventaires s’enregistrent avec un motif, pour un historique complet, et un seuil par produit vous alerte avant la rupture.

Oui. Chaque vente est rattachée à la praticienne qui l’a faite, ce qui permet de suivre les ventes par personne et, si vous le souhaitez, de calculer des commissions.

Non. Chaque membre de l’équipe a son propre compte et un niveau d’accès : gestionnaire, admin du spa ou praticienne. Les praticiennes voient leur planning, leurs clients et leurs ventes, mais pas le chiffre d’affaires du spa. Les droits sont vérifiés par le serveur, pas seulement masqués à l’écran.

Oui. Chaque praticienne retrouve son planning sur son téléphone et reçoit une notification dès qu’un soin est ajouté, déplacé ou annulé.

Chiffre d’affaires par jour, semaine ou mois, par soin, par catégorie et par produit, nombre de prestations, occupation des cabines, provenance des clients, remises par motif, pourboires et résultats par praticienne. Vous choisissez la période et pouvez la comparer à la même période l’année précédente.

Oui, chaque tableau dispose d’un bouton d’export : un fichier Excel ou un PDF mis en page, prêt à imprimer ou à partager. Plannings, ventes, stocks et statistiques s’exportent en un clic.

Après une démo sur votre propre carte de soins, nous paramétrons avec vous les cabines, les soins, les tarifs, les produits et l’équipe, nous reprenons vos données et nous connectons SpaPlanner à votre logiciel hôtelier. Votre équipe est ensuite formée avant le premier jour.

Cela dépend surtout de la connexion à votre logiciel hôtelier et de la reprise de vos données. Nous fixons le calendrier ensemble, en choisissant une date de démarrage qui ne perturbe pas l’activité du spa.

SpaPlanner a été pensé pour être pris en main sans longue formation. Nous formons tout de même l’équipe à la mise en place, sur les gestes du quotidien : réserver, déplacer, encaisser, vendre en boutique.

Les données sont hébergées en Europe et traitées conformément au RGPD. Chaque utilisateur n’accède qu’aux informations utiles à son rôle, et chaque spa ne voit que ses propres données.

Oui. Vos fiches clients, vos ventes et vos statistiques restent les vôtres : vous pouvez les exporter à tout moment, en Excel ou en PDF.

Il n’y a pas de grille toute faite : le tarif dépend de la taille de votre spa, du nombre d’établissements et de la connexion à votre logiciel hôtelier. Réservez 30 minutes en visio depuis la page Tarifs : nous découvrons votre spa ensemble et construisons votre proposition.

Oui, ils sont gratuits et sans engagement. La proposition détaille ce qui est compris : le logiciel, la mise en place, la connexion à votre logiciel hôtelier et la formation de l’équipe.