Facturer les soins sur la chambre : relier le spa au logiciel hôtelier
Pour un client de l’hôtel, régler son soin sur sa chambre est un confort attendu. Pour l’équipe, c’est souvent une corvée : noter le soin, le reporter dans le logiciel de l’hôtel, vérifier que rien n’a été oublié au moment du départ. Relier le spa au logiciel hôtelier supprime ces étapes.
Par l’équipe SpaPlannerPublié le 3 min de lecture
Ce qu’est un PMS, et pourquoi il compte pour le spa
Le PMS (property management system) est le logiciel de gestion de l’hôtel : réservations, chambres, arrivées et départs, facturation. C’est lui qui tient la note de chambre du client, réglée au départ. Mews, Oracle OPERA, Cloudbeds ou Apaleo en sont des exemples.
Sans connexion : la double saisie
Quand le logiciel du spa et le PMS ne se parlent pas, chaque soin facturé sur la chambre est saisi deux fois : dans l’outil du spa, puis dans le PMS, par le spa ou par la réception. Les risques sont connus :
- un soin oublié qui n’apparaît pas sur la note, et un client déjà parti ;
- un numéro de chambre erroné, et un soin facturé au mauvais client ;
- un écart entre le chiffre d’affaires du spa et celui enregistré par l’hôtel ;
- du temps perdu pour la réception et le spa, au moment où tout le monde est occupé.
Avec connexion : ce qui change
Relié au PMS, le logiciel du spa retrouve les clients présents à l’hôtel : en tapant un nom ou un numéro de chambre, l’équipe voit le bon client, ses dates de séjour, et sait s’il peut régler sur sa chambre. À l’encaissement, le soin part directement sur la note de chambre, avec son détail. Au départ, le client règle tout en une fois, sans mauvaise surprise.
La connexion sert aussi au suivi : chaque envoi est tracé, et un envoi en échec (chambre déjà libérée, client parti) est signalé tout de suite, pour être réglé autrement avant qu’il soit trop tard.
Les questions à poser avant de choisir
- Votre PMS est-il déjà connecté ? Sinon, dans quels délais et à quelles conditions ?
- L’échange fonctionne-t-il dans les deux sens ? Clients présents vers le spa, soins vers la note de chambre.
- Que se passe-t-il en cas d’échec ? Le spa est-il prévenu, et peut-il encaisser autrement ?
- Les produits de la boutique partent-ils aussi sur la chambre, pas seulement les soins ?
- Les frais d’absence peuvent-ils être portés sur la note ?
- Qui gère la connexion : l’éditeur du logiciel de spa, votre informatique, l’éditeur du PMS ?
Et les clients extérieurs ?
Ils règlent sur place : carte, espèces, lien de paiement envoyé par e-mail ou bon cadeau. Pour eux, le logiciel doit produire une facture en bonne et due forme, à télécharger ou à envoyer par e-mail. Les deux circuits doivent cohabiter dans le même écran d’encaissement.
En résumé
La connexion au PMS est ce qui fait d’un logiciel de spa un vrai logiciel de spa d’hôtel. Elle supprime la double saisie, sécurise la facturation et rend vos statistiques fiables. SpaPlanner se connecte à Mews en premier ; d’autres connexions s’ajoutent sans changer le reste de l’outil. Découvrez l’encaissement et la connexion PMS.