Logiciel de gestion de spa d’hôtel : le guide pour bien choisir

Pourquoi un spa d’hôtel a besoin d’un logiciel dédié

La plupart des logiciels du marché ont été pensés pour les instituts et les salons, ou pour les hôtels. Un spa d’hôtel est entre les deux : il accueille des clients de l’hôtel et des clients extérieurs, il partage ses informations avec la réception, et il doit rendre des comptes à la direction de l’hôtel comme à celle du groupe.

Un outil inadapté se reconnaît vite : soins notés sur papier puis reportés sur la note de chambre, planning tenu dans un tableur à côté du logiciel, statistiques reconstruites à la main chaque fin de mois. Chaque double saisie est une source d’erreurs et de temps perdu.

Un planning qui connaît vos cabines et votre équipe

Le planning est l’écran le plus utilisé de la journée. Il doit afficher la journée par praticienne et par cabine, tenir compte des horaires et des pauses de chacune, et respecter la vraie capacité de chaque cabine.

• Les soins duo se réservent en une fois : une cabine duo et deux praticiennes au même créneau.
• Le temps de remise en état entre deux soins est compté automatiquement.
• Les congés et absences bloquent les réservations sans qu’il faille y penser.
• Un déplacement se fait en glissant le rendez-vous, et le logiciel refuse ce qui n’est pas possible.

Pour aller plus loin sur ce point, lisez notre article sur l’organisation des soins duo.

La connexion au logiciel hôtelier (PMS)

C’est le critère qui distingue le plus un logiciel de spa d’hôtel. Relié au PMS, le logiciel retrouve les clients présents à l’hôtel, leur numéro de chambre et leurs dates de séjour, et envoie les soins directement sur la note de chambre. La réception n’a plus rien à ressaisir, et le client règle tout au départ.

Demandez quels PMS sont déjà connectés, si l’échange fonctionne dans les deux sens, et ce qui se passe quand un envoi échoue. Nous détaillons ces questions dans notre article sur la facturation sur la chambre.

Un fichier clients unique, avec la provenance

Chaque client doit avoir une seule fiche, avec ses préférences, ses contre-indications et son historique. Pour un spa d’hôtel, un champ fait toute la différence : la provenance. Client de l’hôtel, client extérieur ou client d’un autre établissement du groupe : sans cette information, impossible de savoir qui fait vivre le spa. Nous y revenons dans cet article sur la provenance des clients.

Encaissement, boutique et bons cadeaux au même endroit

L’encaissement doit accepter tous les cas du quotidien : facturation sur la chambre, carte, espèces, lien de paiement, bon cadeau, remise avec motif, pourboire attribué à la bonne praticienne. La boutique doit déduire le stock à chaque vente et alerter avant la rupture. Et les bons cadeaux doivent être suivis jusqu’à leur utilisation.

Des statistiques fiables, sans tableur

Chiffre d’affaires par soin et par produit, occupation des cabines, part des clients de l’hôtel, résultats par praticienne : ces chiffres doivent sortir en un clic, sur la période de votre choix, et se comparer à l’année précédente. Notre article sur les indicateurs à suivre chaque mois détaille les plus utiles.

Les critères pratiques à ne pas oublier

• Les accès par rôle : une praticienne n’a pas à voir le chiffre d’affaires du spa.
• Le téléphone : chaque praticienne doit retrouver son planning et être prévenue des changements.
• L’hébergement des données en Europe et le respect du RGPD, surtout pour les informations de santé.
• La reprise de vos données depuis votre ancien logiciel.
• L’accompagnement : paramétrage, formation de l’équipe, interlocuteur après le lancement.
• Le multi-établissements si vous faites partie d’un groupe.

En résumé

Le bon logiciel de spa d’hôtel est celui qui fait disparaître les doubles saisies : un planning qui connaît vos cabines, une connexion au logiciel hôtelier, un fichier clients unique et des chiffres fiables. C’est exactement ce pour quoi nous avons conçu SpaPlanner. Découvrez son planning ou construisons ensemble votre tarif.